La 20ᵉ édition de la Foire Internationale de Lomé (FIL) ne se résume pas seulement à l’effervescence commerciale, aux stands colorés ou encore aux animations culturelles. Une innovation discrète, mais importante y fait son apparition cette année. Il s’agit du Bureau Contrôle Qualité et Information. Niché au cœur du Centre Togolais des Expositions et Foires (Cetef), précisément à côté de la Salle des conférences, ce guichet unique vise à révolutionner l’expérience des exposants et des visiteurs.
« Le Bureau Contrôle Qualité et Information, c’est une innovation de cette vingtième édition. C’est un bureau que nous avons pensé pour rendre l’administration du Cetef au service des exposants et des visiteurs de façon beaucoup plus exclusive et exhaustive », explique Gilles Baragou, un des collaborateurs du bureau.
Un guichet unique, une multiplicité de services
La vocation de ce bureau est d’être une interface efficace, un véritable centre névralgique pour résoudre les problèmes du quotidien. La liste des missions est vaste.
« Dans ce bureau, nous recevons les plaintes, les requêtes, les déclarations de pertes, les objets trouvés, les déclarations de marchandises de valeur, les déclarations de pannes électriques… », énumère M. Baragou.
En résumé, ce bureau se conçoit comme une triple passerelle : ‘’une passerelle entre les exposants et l’administration générale’’, mais aussi ‘’entre les visiteurs et les exposants’’, et enfin ‘’entre les visiteurs et éventuellement l’administration au cas où ils en auraient besoin’’.
Une réponse en 24 heures
L’innovation ne réside pas seulement dans l’existence de ce bureau, mais surtout dans sa méthode de traitement. Chaque requête est formalisée et suit un circuit rapide et traçable.
« Lorsque nous recevons une plainte, nous la formalisons dans un formulaire en remplissant une fiche de requête. Ensuite, nous avons des personnes références, des points focaux. En fonction de chaque cas, nous contactons le point focal concerné pour lui remonter l’information afin que la situation soit prise en charge dans un délai record de vingt-quatre heures », précise Gilles Baragou.
Le Bureau Contrôle Qualité et Information incarne une volonté d’écoute active et de réactivité, visant à fluidifier l’événement pour tous ses acteurs. Une innovation administrative qui pourrait bien devenir un standard pour les éditions futures et les manifestations de cette envergure.